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制作匯報類PPT時，很多人熟知的應該就是所謂的“三段論”，比如段總結前期工作，第二段分析存在問題，第三段明確下步措施。當然這三段并不是終的結構，具體每一段你還可以繼續細分為點和第二點等等。
但是不管你怎么分段，任何一份匯報材料ppt，按理說匯報人和聽取匯報的人，并不是普通的員工，往往都是有一定級別的管理人員或者領導，所以這個時候對于段落和語句的邏輯就有了很高的要求，畢竟匯報材料不要求你文字多么優美或者飄逸，只要在用盡可能段的文字和盡可能合理的篇幅將事情匯報清楚就行了，但是邏輯不能亂，因為邏輯一亂，你整個PPT材料就散架了，而這樣的ppt匯報材料讓匯報人讀起來都吃力，那么聽取匯報的人會認真仔細的去聽嗎？顯然不會。
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ppt的優勢在哪里？
清晰地表述要點。PPT的秘訣在于圖片和文字的結合能力。標題式文字列出演講要點，ppt配上有感染力的圖片，動畫的設計，聽眾的注意力很容易被抓住。
能方便地整合數據圖表，流程圖。整合后畫面的敘事條理清晰。這是傳統的幻燈片無法做到的，也是純演講文稿無法做到的。
良好的時間控制。演講者可以給每頁PPT預先分配時間，輕松地控制總的演講時間。
這是一個酒香也怕巷子深的年代！我們的老板無法看到我們在家做表格寫材料到深夜，無法看到我們為了獲得客戶說的口干舌燥，他不知道我們為了寫出一個方案熬掉了多少頭發。
但是！我們總會獲得五分鐘ppt展示自己的機會。并非我鼓吹結果導向，而是在我們的工作中總會有輕重緩急，演示就是我們工作重點之一。
需要在PPT中多用口語，放在一些類似tips的地方，效果往往加倍。
要確定需要文字的是什么目的，需要文字來表達的作用，文字在比較少的時侯可采用相對較大的字號，但是不能讓整個屏幕都被文字占據，要留有一定的空間給讀者一個很放松的狀態；
文字布滿整個了屏幕，沒有給邊緣留下足夠的空間，給人以一種壓迫感，而且這種壓迫感會佷快的轉變為一種厭煩的感覺，會給人留下強勢的印象。
假如文字的的確較多的話就要采取一種移動的手法，這種方法會使受眾的注意力集中的更快可以更加快速的吸取課件中心的思想，但是要注意:
PPT標題在通常的情況之下都不會一種應為標題是一片文章的中心。
如果在書寫ppt的過程當中發現ppt文本過長的話，一定不要擁擠在一個ppt里面，而是要留出足夠的空間好方便給受眾一種不急不緩的感覺。
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