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確保ppt演示文稿的內容清晰易懂，觀眾能夠輕而易舉地理解你所傳達的信息。如果你不能將信息清晰地表達出來，那么不管ppt演示文稿做得多么美觀也無濟于事。
從某個方面來講，表達清晰就意味著要學會取舍。將你認為重要的信息舍棄不用是一件令人極度掙扎的事情，不過請記住，沒有哪個觀眾能把你講解的所有內容都原原本本地記住。實際上，你講的內容越少，他們能記住的就越多。根據特定的觀眾對這些信息劃分優先順序，刪除那些會分散主要焦點的項。
好的編輯能夠使演示文稿更加清晰、流暢和賞心悅目。請摒棄多余的詞匯！幻燈片上的文字越少，字號就能越大，設計的空間也就更廣闊。
做ppt演示文稿時，你基本不需要寫完整的句子，特別是字數很多的完整句。不過，在PPT演講過程中，你要講完整句，這樣觀眾就能夠快速瀏覽幻燈片上的要點了。如果要點能讓人一目了然（而不必費勁讀完長長的句子），那么觀眾不僅能馬上理解，而且還能有足夠的腦力聽你對于要點的詳細闡釋。
請不要把你要演講的內容都寫在幻燈片上，給觀眾一個聽你激情陳辭、娓娓道來的理由。
處理PPT內容息的具體要求如下：正確的息層次。
老板需要知道戰略層次，合作伙伴需要知道戰術層次，辦事人員需要知道執行層次。這就好比項目管理的時間甘特圖，給老板們看的是里程碑級別的，跟同事交流的是完成項目的具體步驟及其直接的關系，而和執行項目的人要交代的則是每個工作如何具體操作才能保證萬無一失完成。
正確的息形式。
老板需要簡單明確的結論和事實，合作伙伴需要整個項目的規劃和邏輯步驟，客戶需要知道如何使用滿足他們的需求。把自己和聽眾放對位置，特別注意聽眾的文化、語言、認知的差異性，站在聽眾的角度考慮，他們會希望聽到哪些息，這些息通過什么樣的形式來表達他們容易接受呢?換位思考不但是我們做好ppt的一大基本功，更是我們待人接物、處理與同事關系的基本法則。
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