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一是指運用計算機等現代化管理手段，方便檔案的利用。提案檢索和利用的效率。二是指提供保密的檔案閱覽環境，復制檔案的條件和設備等。選購密集柜，密集架對房間環境要求新建辦公樓時，1.檔案用房建筑設計要遵循保密，布局合理，科學適用的原則。
檔案用房要納入計劃，向設計1提出檔案用房的建筑要求。力求達到功能合理，2.檔案用房要按照功能區分原則。流程便利。檔案用房要實行"三分開"檔案庫房，檔案業務工作室和閱檔室分開）檔案庫房面積應能容納本110年內形成的全部檔案，并能容納由本1自行保管（不向檔案館移交）全部檔案。
屋頂，墻壁要具有隔熱，防潮性能。樓層安排上盡可能不用地下和檔案柜高層。檔案庫房應集中布置，3.檔案庫房以東或南朝向為宜。遠離易燃，易爆場所，
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